FAQ

Wann kann ich anfangen?
Wenn Ihr Antrag angenommen wurde, erhalten Sie den Zuwendungsbescheid. Ab diesem Zeitpunkt können Sie anfangen, die beantragten Gelder auszugeben. Dies gilt natürlich nur, wenn der Eingang des Zuwendungsbescheids innerhalb Ihres Bewilligungszeitraums ist, denn nur in diesem Zeitraum darf das beantragte Geld von „Demokratie leben!“ ausgegeben werden. Nachgeprüft wird dies dann durch das Datum auf Ihren Rechnungen.

Wie bekomme ich mein beantragtes Geld?
Während Ihrer Projektlaufzeit können Sie nun das Geld, das Sie beantragt haben, abrufen. Dazu senden Sie das unterschriebene Dokument „Mittelanforderung“ an das federführende Amt. Die abgerufenen Projektmittel müssen jeweils innerhalb von 6 Wochen nach Auszahlung ausgegeben werden. Projektmittel, die nicht in diesem Zeitraum verbraucht wurden, müssen zurückgezahlt werden und können zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden. Für nicht rechtzeitig ausgegebene oder zurückgezahlte Mittel können Zinszahlungen anfallen. Die letzte Mittelanforderung hat spätestens zum 15.11. zu erfolgen.
Am einfachsten ist es daher, zunächst in Vorleistung zu gehen und erst am Ende des Projektes die Mittel abzurufen. Ist das nicht möglich, sollte der Mittelabruf auf die zu erwartenden Ausgaben hin gut geplant werden.

Wie bezahle ich meine Honorarkräfte?
Um eine Honorarkraft während Ihres Projekts anzustellen, müssen Sie mit der Person einen Honorarvertrag abschließen. Dort muss folgendes enthalten sein:
- Die Namen der Vertragspartner*innen
- Die Laufzeit des Honorarvertrags
- Gegenstand des Honorarvertrags (die zu erledigenden Aufgaben im Projekt)
- Die dabei anfallende und zu leistende Arbeitszeit (Stunden / Tage)
- Das Honorar pro Stunde oder pro Tag
- Das voraussichtliche Gesamthonorar
- Die rechtsverbindlichen Unterschriften der Vertragspartner*innen
- Wenn möglich ein Nachweis über die Qualifikation der Honorarkraft
- Wichtig: Wenn die Honorarkraft ein Honorar über 1.000,00 € gültig macht, müssen drei Angebote eingeholt werden.
Ebenfalls wird eine Honorarrechnung benötigt bzw. der Stundenbeleg der Honorarkraft. Bei Barzahlungen ist eine Quittung notwendig.

Muss ich bei meinen Ausgaben etwas Besonders beachten?
Die Geldmittel müssen zielorientiert und sparsam eingesetzt und die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Ausgaben sind nicht durch die Projektmittel finanzierbar, wenn sie außerhalb des Bewilligungszeitraums getätigt wurden, sie nicht zur Zielsetzung beitragen oder nicht im Finanzierungsplan enthalten sind.
Wenn einzelne Ausgaben über 1.000,00 € liegen, sind Angebote von drei unterschiedlichen Anbieter*innen einzuholen. In einem Vergabevermerk muss begründet sein, warum die Wahl genau auf die ausgewählte Leistung gefallen ist. Das gilt für alle Ausgaben: Honorare, Sachmittel, Dienstleistungen, Mieten, etc.
Sie benötigen eine Inventarisierungsliste für Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 800,00 € (ohne Umsatzsteuer) übersteigen. Nur diese müssen dann dort aufgelistet werden.

Bekomme ich Reise- und Übernachtungskosten erstattet?
Bahnfahrten innerhalb des Projekts können erstattet werden. Es sind dabei sämtliche anfallende Kosten mit den originalen Bahntickets nachzuweisen. Für Fahrten mit einem Kraftfahrzeug gilt: Strecken, die mit einem KFZ (privat oder per car-sharing) zurückgelegt werden, werden pauschal mit 0,20 € pro Kilometer (begrenzt auf einen Höchstbetrag von 130,00 €) berechnet. Übernachtungskosten können grundsätzlich nur bis zu einem bestimmten Betrag abgerechnet werden. Dies ist je nach Stadt ein anderer Betrag, den Sie hier einsehen können.

Darf ich meine Gäste und Teilnehmende bewirten oder ihnen etwas schenken?
Speisen und Getränke in Beratungsgesprächen, Besprechungen oder ähnlichen Treffen werden grundsätzlich nicht finanziert. Im Rahmen von Veranstaltungen können Speisen und Getränke abgerechnet werden. Dafür muss eine Begründung, wie etwa der Umfang oder der Ort der Veranstaltung, sowie eine Teilnehmer*innenliste eingereicht werden. Geschenke (für Gastredner*innen), Sach- und Geldpreise, Gutscheine, Pfand und alkoholische Getränke werden nicht durch Projektmittel finanziert.

Wie darf ich Werbung für mein Projekt machen?
Allgemein gilt, dass jegliche Veröffentlichung entweder die Zustimmung der Federführung oder der Koordinierungs- und Fachstelle benötigt. Zusätzlich müssen alle Veröffentlichungen von der Koordinierungs- und Fachstelle freigegeben werden.
Veröffentlichungen aller Art, die im Rahmen von „Demokratie leben!“ entstehen, müssen mit dem Förderlogo versehen werden. Außerdem muss das Logo des Vereins für Jugendhilfe und der Stadt Böblingen verwendet werden. Dies gilt nicht für Social - Media Posts, es sei denn, es wird ein Bild / Beitrag publiziert, der explizit gefördert wurde. Zu Presseterminen muss ebenfalls das federführende Amt oder die Koordinierungs- und Fachstelle informiert werden. In Presseartikeln müssen außerdem der Geldgeber („Demokratie leben!“), der Verein für Jugendhilfe und die Stadt Böblingen genannt werden.

Muss ich während meiner Veranstaltung etwas Besonderes beachten?
Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend erhebt Teilnehmendenzahlen und Zusammensetzung der Projekte. Bitte führen Sie daher bei Veranstaltungen, die sich an geschlossene Kreise richten, eine Teilnehmendenliste (Name, Adresse, Alter, Unterschrift). Die Koordinierungs- und Fachstelle besucht die Projekte gerne und freut sich über Ihre Einladung.